Online Office használatával dokumentumokat szerkeszthetünk. Számos online irodai szoftver szolgáltatás létezik. Ilyen például a Google és a Microsoft online Office szolgáltatása. Ezen felül vannak még kisebb piaci szereplők is, akik szintén nyújtanak hasonló online szolgáltatásokat. Az online dokumentum szerkesztők előnye, hogy bárhonnan hozzáférhetünk a dokumentumokhoz, és szerkeszthetjük őket. Az online Office hátulütője pedig az, hogy internetkapcsolatot igényel.
A Google online dokumentumkezelő szolgáltatása a https://docs.google.com weboldalon érhető el. Ez a szolgáltatás hasonló a Libreoffice szoftverhez. A szolgáltatás lényege, hogy a dokumentumokat bárki szerkesztheti. Meg lehet osztani a dokumentumokat, és beállítani úgy, hogy akár Google profil nélkül is szerkeszthessék a dokumentumot. Ezzel a módszerrel az interneten keresztül többen is szerkeszthetik a dokumentumot. Például közösen meg lehet egy beadandó házi feladatot szerkeszteni, vagy egy kimutatást könnyedén meg lehet csinálni. Esetleg a felhasználók egy rendezvény közeledtével felírhatják magukat egy listába.
A Microsoft Office is ma már elsősorban online Office módszertant követve működik. A klasszikus Microsoft Office még kizárólag offline működött, a Microsoft viszont új stratégiába fogott. Az új Office változatok ma már online működnek, előfizetéses konstrukcióban lehet hozzájuk szolgáltatásokat vásárolni. Az https://office.com weboldalon elérhető Online Office szolgáltatás Office 365 néven fut. A klasszikus offline Office szoftvert a Microsoft folyamatosan elkezdte leépíteni, hogy a felhasználókat az új Office-ba terelje át.
Ingyenes megoldások
A létező legjobb Office szoftver a Libreoffice (nyilván a legjobb itt szigorúan szubjektív értelemben értendő). A Libreoffice egy Linux és Windows alatt is remekül futó szolgáltatás. Online működni ugyan nem képes, viszont a fent említett szolgáltatásokkal szemben ez még működik is. A Libreoffice integráltan érkezik a Debianban, Windows alá pedig a https://www.libreoffice.org weboldalról érhető el. A Libreoffice tartalmaz szövegszerkesztő, táblázatkezelő, és prezentációszerkesztő alkalmazást is. A szoftver a hagyományos doc fájlokat is képes betölteni.
Online Office kontra Offline Office
Az online irodai szoftverek abban az esetben lehetnek hasznosak, hogyha többen szeretnénk egy dokumentumot szerkeszteni. Minden más esetben az offline Office szoftverek jobb választásnak tűnnek. Az online Office szoftverek használata során a dokumentum elhagyja a számítógépet, és illetéktelenek férhetnek hozzá. Az offline Office szoftvereknél ilyen probléma nincs, a megszerkesztett dokumentum a számítógépen marad. Ha bizalmas dokumentumokat kell szerkeszteni, az online Office nem jó megoldás, hiszen a dokumentum illetéktelen kezekbe kerülhet.
Internetkapcsolat hiánya
A Google és a Microsoft online Office szoftvereit valamelyik szinten felkészítették arra, hogy hiányos internetkapcsolat esetén is működhessenek. Ezek a szoftverek a memóriába dolgoznak, és a dokumentumot automatikusan szinkronizálják a szerverrel. Ha a program futása során elmegy az internet, a dokumentum attól még nem veszik el. Viszont ha az internetkapcsolat nem áll vissza hamarosan, akkor a dokumentumot nem lehet a szerverre menteni, így az el fog veszni. Fontos dokumentumokat ezért csak offline szabad szerkeszteni, és erről biztonsági másolatokat kell készíteni.
Szabadság vagy teher?
Az online Office működése nagy vonalakban megegyezik az offline megoldásokéval, tehát körülbelül ugyanúgy lehet mindkettőt használni. De mivel az előbbihez internetkapcsolat kell, ezért nem biztos, hogy ideális lehet a használata. Ellentétben az online képszerkesztő programokkal az online irodai szoftverek jól használhatóak. Mobiltelefonról, mobil eszközökről is jól jelennek meg, és lehetővé teszik a produktív munkát. Viszont mivel internetkapcsolat kell a használatukhoz, érdemes megfontolni, hogy milyen dokumentumokat szerkesztesz így meg. Ha hirtelen elő tudod venni a dokumentumot a zsebedből, a mobiltelefonod megjelenítve bárhol, az nagyon hasznos lehet. De ugyanígy akadályos lehet az, ha a dokumentumot nem tudod elővenni az internetkapcsolat hiánya miatt.
